複数店舗の設備トラブルを本部で一元管理｜飲食チェーンのclevio.導入事例

飲食チェーンの設備トラブル受付から、本部承認、協力会社への手配、見積・報告・請求、定期点検までをclevio.で一元管理する方法を紹介します。

複数店舗を運営する飲食チェーンでは、日々さまざまな設備トラブルが発生します。「厨房機器が動かない」「排水の流れが悪い」「エアコンが冷えない」「照明が点灯しない」店舗から本部への連絡方法が統一されていないと、状況確認や協力会社への手配に時間がかかり、店舗運営に影響することもあります。さらに、突発的な設備トラブルだけでなく、法令点検や定期清掃など、本部が計画的に管理しなければならない業務も少なくありません。今回は、店舗ごとにQRコードを設置し、設備トラブルの受付から本部承認、協力会社への手配、見積もり、作業報告、請求、履歴管理までをclevio.で一元化した飲食チェーンの導入事例をご紹介します。導入前の課題複数店舗を運営する企業では、設備トラブルが発生するたびに、店舗スタッフから本部へ電話やチャットで連絡していました。しかし、店舗によって連絡方法や報告内容が異なるため、次のような課題が発生していました。・店舗ごとに連絡方法が異なる・不具合の写真や設備情報が不足している・本部が店舗へ何度も状況を確認している・対応できる協力会社を探すのに時間がかかる・対応状況を本部で把握できない・見積書や報告書がメールに埋もれてしまう・設備ごとに依頼先や管理方法が異なる・過去の修理履歴が担当者個人に依存している・定期点検や清掃の実施時期を管理しきれない・店舗の判断で作業が進み、後から請求書が届くことがある厨房、給排水、空調、電気など、店舗運営に関わる設備でトラブルが発生した場合、対応の遅れが営業に大きく影響します。また、法令点検や定期清掃の依頼漏れは、安全性や衛生管理にも影響する可能性があります。導入前の対応フロー従来は、主に次のような流れで対応していました。店舗スタッフから本部へ電話やチャットで連絡↓本部担当者が詳しい状況を確認↓必要に応じて写真や設備情報を再度依頼↓対応できる協力会社を探す↓電話やメールで現地対応を依頼↓見積書や作業報告書をメールで受領↓本部担当者が社内フォルダへ保存連絡、手配、書類の回収が、それぞれ別の方法で行われるため、本部担当者の負担が大きくなっていました。担当者が不在の場合、現在の進捗や過去の対応内容を確認できないことも課題でした。また、法令点検や定期清掃は、Excelや担当者のカレンダーで管理していたため、依頼の作成漏れや引き継ぎ漏れが発生する可能性がありました。clevio.導入後の運用clevio.では、店舗スタッフと本部担当者のどちらからでも依頼を作成できます。突発的な設備トラブルは、店舗スタッフがバックヤードなどに設置されたQRコードから依頼します。一方、計画修繕や複数店舗を対象とした作業、法令点検、定期清掃などは、本部担当者が管理画面から依頼を作成します。作成された依頼はすべて本部の管理画面に集約され、協力会社へ手配する前に本部の承認を行います。■突発的な設備トラブル店舗スタッフがQRコードから依頼を作成↓依頼内容と写真を本部へ共有↓本部担当者が内容、予算、依頼先を確認↓本部が承認↓clevio.から協力会社へ依頼↓見積もり、作業予定、報告、請求を管理↓店舗ごとの履歴として保存■本部から作成する依頼本部担当者が依頼を作成↓対象店舗、作業内容、予算を確認↓本部が承認↓clevio.から協力会社へ依頼↓作業完了後の写真、報告書、請求書を管理↓店舗ごとの履歴として保存依頼を作成した人が異なっても、すべて同じ流れで管理できます。QRコード（写真付き）から本部へ依頼各店舗には、物件ごとに発行された専用のQRコードを設置します。設備トラブルが発生した際は、店舗スタッフがQRコードを読み取り、次の情報を登録します。トラブルの内容発生している場所設備の種類現在の状況トラブル箇所の写真対応を希望する日時店舗スタッフが本部へ電話で詳しく説明しなくても、必要な情報を写真付きで共有できます。連絡方法をQRコードに統一することで、店舗や担当者による報告内容のばらつきも抑えられます。ただし、店舗スタッフが作成した依頼が、そのまま協力会社へ送信されることはありません。QRコードから作成されるのは、本部に対する設備トラブルの報告と依頼申請です。本部担当者が内容や写真を確認し、対応の必要性、予算、依頼先などを判断して承認した後に、協力会社へ手配します。そのため、店舗の判断だけで作業が進み、本部が把握していない状態で後から請求書が届くことを防げます。すべての依頼を本部で一元管理店舗から作成された依頼と、本部から作成された依頼は、すべて本部の管理画面に集約されます。本部担当者は、次の情報を確認したうえで、協力会社への手配を判断できます。対象店舗依頼内容設備の状況トラブル箇所の写真対応の必要性予算依頼先作業希望日依頼ごとに「本部確認中」「協力会社へ依頼中」「見積確認中」「作業予定」「対応完了」などの進捗を確認できます。担当者以外でも状況を把握できるため、電話やチャットの履歴をさかのぼる必要がありません。未対応の依頼や承認待ちの依頼も一覧で確認できるため、店舗数が増えた場合でも対応漏れを防ぎやすくなります。■本部承認によって防げること店舗スタッフの判断だけで作業が発注される本部が把握していない修理が進む費用を確認せず協力会社へ依頼される気づかないうちに作業が完了し、請求書が届く予算確定前に手配される店舗の営業状況を確認せず作業日が決まる店舗からの報告を迅速に受け付けながら、発注権限は本部側で管理できます。協力社データベースを利用可能clevio.では、現在約9,300社が登録されている協力会社データベースを利用できます。対応エリアや設備カテゴリーから協力会社を確認し、依頼先を探すことができます。また、ユーザーがすでに取引している協力会社に対しても、clevio.からメールで依頼できます。既存の協力会社がclevio.を利用していない場合でも、これまでの取引関係を維持したまま、clevio.から依頼を始めることが可能です。clevio.から継続して依頼することで、普段利用している協力会社の情報が、ユーザー専用の協力会社データベースとして登録・蓄積されていきます。過去にどの店舗、どの設備で、どの協力会社へ依頼したかを確認できるため、依頼のたびに協力会社を探し直す必要がありません。無料ではじめる協力社がclevio.活用するメリット既存の協力会社にもclevio.を利用してもらうことで、ユーザー側の管理負担をさらに減らせます。協力会社は、店舗スタッフが依頼時に撮影した写真や本部担当が事前に格納したデータを確認できます。現地の設備や不具合の状況を事前に把握できるため、ユーザーが電話やメールで同じ内容を改めて説明する必要がありません。案件によっては、写真や依頼内容をもとに協力会社が概算見積もりを作成し、clevio.上で共有することも可能です。また、協力会社が見積書、作業予定、作業写真、報告書、請求書をclevio.へ登録することで、ユーザーはすべての情報を同じ依頼画面から確認できます。ユーザーからの依頼に対応するだけでなく、依頼掲示板から対応可能な案件を探し、提案することもできます。※協力会社は初回登録時に10枚のチケットが付与されます。そのため、ユーザーから一方的にシステムの利用を求めるのではなく、協力会社側にも業務効率化や新しい案件獲得のメリットがあります。見積、報告、請求まで一元管理clevio.から協力会社へ依頼することで、次の情報を依頼ごとに管理できます。・依頼内容・店舗スタッフが登録した写真・チャット履歴・概算見積もり・正式な見積書・作業予定日・作業前後の写真・作業報告書・請求書情報がメール、チャット、社内フォルダなどに分散せず、店舗ごと、依頼ごとに保存されます。見積書や請求書が担当者個人のメールだけに届くこともなく、経理担当者や別の本部担当者も必要な情報を確認できます。■作業写真の共有も簡単に協力会社は、作業時に撮影した写真を、依頼内の「作業関連ファイル」フォルダへアップロードできます。ユーザーへ共有する際は、共有するフォルダにチェックを付けるだけです。大量の写真を1枚ずつメールへ添付したり、報告用に別のフォルダへ整理し直したりする必要がありません。ユーザー側も、共有された写真を店舗ごと、依頼ごとに確認できるため、作業内容の確認や社内共有がしやすくなります。店舗設備全般の依頼に対応clevio.は、飲食店で発生するさまざまな設備トラブルやメンテナンス業務を、設備カテゴリーを問わず管理できます。厨房設備・冷蔵庫、冷凍庫の故障・製氷機の不具合・食器洗浄機の故障・ガス機器の不具合・厨房機器の異音や動作不良給排水・給湯設備・蛇口や配管からの水漏れ・トイレの詰まり・排水の流れが悪い・グリーストラップの清掃・給湯設備の故障空調・換気設備・エアコンが冷えない、暖まらない・水漏れが発生している・異音や異臭がする・換気扇が動かない・厨房内の排気が弱い電気・照明設備・照明が点灯しない・コンセントが使えない・ブレーカーが落ちる・電気設備に異常がある・看板照明が点灯しない建具・内装・外装設備・自動ドアの不具合・扉や鍵の故障・壁、床、天井の破損・看板や外装の不具合・店舗什器の破損厨房、給排水、空調、電気、内装など、店舗運営に関わる設備全般の依頼受付と履歴管理をclevio.に統一できます。定期点検・定期清掃の依頼を自動作成飲食店では、突発的な設備トラブルだけでなく、法令点検や定期清掃も継続的に実施する必要があります。例えば、次のような業務があります。・消防設備点検・貯水槽清掃・排水設備点検・害虫防除・業務用エアコン洗浄・厨房排気設備清掃・グリーストラップ清掃・店舗の定期清掃・その他の法令点検や設備保守これらを担当者のカレンダーやExcelだけで管理していると、担当者の変更や引き継ぎ不足によって、依頼の作成漏れが発生する可能性があります。clevio.では、依頼作成時に次回の実施時期やサイクルを設定できます。半年ごと、1年ごとなどのサイクルを設定しておくことで、次回の実施時期に依頼が自動で作成されます。担当者が毎回依頼を作成しなくても、定期点検や清掃の予定を継続的に管理できるため、依頼の作成忘れを防げます。自動作成された依頼も本部承認後に手配自動で作成された依頼が、そのまま協力会社へ送信されることはありません。本部担当者が対象店舗、作業内容、実施時期、予算、店舗の営業状況などを確認し、承認した後に協力会社へ依頼します。自動化するのは依頼の作成までです。協力会社への手配は本部の判断で行うため、依頼漏れを防ぎながら、予算や店舗状況に応じて適切なタイミングで発注できます。定期依頼の流れ依頼作成時に実施時期やサイクルを設定↓次回の実施時期に依頼を自動作成↓本部担当者が内容、予算、店舗状況を確認↓本部が承認↓clevio.から協力会社へ依頼↓作業完了後に写真、報告書、請求書を登録↓設定したサイクルに合わせて次回の依頼を自動作成店舗ごとの履歴を蓄積設備トラブル、修理、清掃、点検の履歴は、店舗ごとに蓄積されます。過去の履歴を確認することで、次のような判断ができます。「以前も同じ箇所を修理している」「修理費用が継続的に発生している」「次回は修理ではなく交換を検討した方がよい」「前回の清掃や点検から一定期間が経過している」メンテナンス履歴を担当者の記憶や個人のメールに残すのではなく、会社の情報として蓄積できます。担当者が変更になった場合でも、過去の経緯を確認しながら対応できます。導入後の変化■店舗スタッフ・QRコードから写真付きで依頼できる・電話で詳しく説明する負担を減らせる・本部へ設備トラブルをすぐに共有できる・店舗の判断だけで作業が発注されない■本部担当者・複数店舗の依頼を一覧で確認できる・店舗と本部のどちらからでも依頼を作成できる・すべての依頼を承認後に手配できる・見積書、報告書、請求書を一元管理できる・既存の協力会社情報をデータベース化できる・定期点検や清掃の依頼忘れを防げる・本部が把握していない請求の発生を防げる■協力会社・依頼内容と写真を事前に確認できる・写真や設備情報をもとに見積もりを作成できる・作業写真を簡単に共有できる・見積書、報告書、請求書を同じ画面から共有できる・依頼掲示板から新しい案件を探せる店舗、本部、協力会社を同じ仕組みでつなぐことで、設備管理だけでなく、発注や書類管理まで効率化できます。無料ではじめるこのような飲食店におすすめclevio.は、次のような課題を抱える飲食企業に適しています。・複数店舗を運営している・店舗からの設備トラブルの連絡が多い・電話やチャットでの受付を減らしたい・本部担当者に手配業務が集中している・店舗判断で作業が進むことを防ぎたい・本部が把握していない請求を防ぎたい・設備や店舗ごとに依頼先が異なる・地方店舗で依頼できる協力会社が不足している・既存の協力会社を一元管理したい・見積書や報告書を一元管理したい・法令点検や定期清掃の依頼漏れを防ぎたい・過去のメンテナンス履歴を店舗ごとに残したい店舗数や設備の種類が増えるほど、依頼方法と発注ルールを統一する効果も大きくなります。導入までの流れ1．ユーザーアカウントを登録ユーザー登録後、管理する店舗や物件を追加します。2．物件（店舗）を登録店舗は個別に登録するほか、CSVを使って複数店舗をまとめて登録することもできます。3．物件（店舗）ごとのQRコードを発行・設置物件ごとの専用QRコードを発行し、印刷して店舗スタッフが確認しやすいバックヤードなどへ設置します。4．協力会社への依頼方法を整備現在取引している協力会社へclevio.から依頼するほか、協力会社データベースから新しい依頼先を探すこともできます。5．定期点検・清掃のサイクルを設定法令点検や定期清掃など、継続的に実施する業務の時期やサイクルを設定します。6．利用開始店舗からの依頼も、本部から作成した依頼も、本部承認後に協力会社へ手配します。大がかりなシステム導入や、店舗スタッフへの複雑な操作説明は必要ありません。無料ではじめるユーザー側は無料で利用できますclevio.は、店舗や物件を管理するユーザー側の初期費用、月額利用料が無料です。自社で取引している協力会社へ依頼することも、clevio.に登録されている協力会社を探して依頼することもできます。協力会社の手配まで任せたい場合は、有料オプションのメンテナンス窓口も利用できます。メンテナンス窓口を利用せず、自社で協力会社を選定・手配する運用でも問題ありません。個別説明会の予約はこちら「実際の画面を見てみたい」「自社の運用に合うか確認したい」「導入方法について相談したい」そんな方向けに、オンラインによる無料の個別説明会を実施しています。オンライン個別説明会では、clevio.の機能紹介QRコード運用のご説明物件登録方法のご説明メンテナンス窓口（BPO）のご説明導入事例のご紹介などを30分程度でご案内いたします。また、お客様の運用状況をお伺いしながら、最適な活用方法もご提案いたします。初期費用・月額費用は無料です。まずはお気軽に個別説明会へお申し込みください。無料の個別説明会を申込む