clevio.でメンテナンスコストを削減できる8つの理由

clevio.を活用することで、依頼受付、協力会社への手配、写真整理、報告書作成、書類管理を効率化し、人件費や中間マージンなどのメンテナンスコストを削減できる理由を解説します。

設備管理で掛かる見えないコスト設備管理では、実際の修理費や施工費以外にも、次のような作業や費用が発生します。店舗や施設からの依頼内容の確認電話やメールによる状況の聞き取り協力会社の選定と手配現場写真や報告書の回収見積書や請求書の確認社内担当者への共有過去の修理履歴や書類の検索管理会社や元請会社へ支払う中間コスト協力会社の手配や管理にかかる費用1件あたりの作業時間や費用は小さく見えても、依頼件数が増えるほど、本部担当者の負担や年間のメンテナンスコストは大きくなります。無料で管理を始める依頼受付にかかる時間を削減できる従来は、店舗や施設から本部へ電話やメールで連絡し、本部担当者が内容を整理して協力会社へ伝える必要がありました。clevio.では、店舗や施設に設置したQRコードから、物件スタッフが直接依頼を作成できます。写真や依頼内容をその場で登録できるため、本部担当者が電話で状況を聞き取ったり、依頼内容を転記したりする作業を削減できます。手配業務を効率化できる協力会社への手配では、依頼内容をメールにまとめたり、写真を添付したり、対応可能日を確認したりする必要があります。clevio.では、依頼内容、写真、チャット履歴などを依頼ごとに管理できます。協力会社も同じ依頼情報を確認できるため、本部担当者が情報を整理して何度も送り直す必要がありません。また、自社で協力会社を手配するだけでなく、必要に応じてメンテナンス窓口（BPO）へ手配業務を依頼することも可能です。メンテナンス専任者を社内で採用するのではなく、必要な依頼だけ外部へ委託することで、人件費や採用費などの固定費を抑えられます。直接取引で中間マージンを削減メンテナンス会社や管理会社を経由して工事を依頼する場合、実際に作業する施工会社との間に、複数の事業者が入ることがあります。事業者が増えるほど、それぞれの管理費、手配費、利益などが工事金額に上乗せされるため、実際の施工費よりも発注金額が高くなる場合があります。clevio.では、自社が取引している協力会社を登録し、直接依頼を送ることができます。依頼内容、写真、見積書、報告書、請求書などを同じシステム上で管理できるため、直接取引でも情報管理が煩雑になりにくいことが特徴です。たとえば、実際の施工費が10万円の工事でも、複数の会社を経由することで、発注金額が13万円から15万円程度になることがあります。協力会社へ直接依頼できれば、必要な施工費は支払いながら、不要な中間コストを抑えることが可能です。※直接発注できる協力会社を増やしていくことで、中間コストの削減が可能になります。ただし、専門的な施工管理や保証対応が必要な案件では、元請会社や管理会社を介した方が適している場合もあります。すべての案件を直接発注に切り替えるのではなく、案件内容に応じて使い分けることが重要です。無料で管理を始める本部側の確認・保管作業を削減従来は、協力会社から届いた報告書や写真を確認し、社内フォルダへ保存し直す必要がありました。clevio.では、次の情報が依頼ごと、物件ごとに保存されます。・作業写真・報告書・見積書・請求書・チャット履歴・対応履歴本部担当者は、協力会社から提出された内容を確認して承認することが中心となります。ファイル名を変更したり、物件ごとのフォルダへ移動したりする作業が不要になるため、書類管理にかかる時間を削減できます。過去履歴を探す時間を削減メンテナンス業務では、過去に同じ設備を修理していないか、どの協力会社が対応したか、いくらかかったかを確認する場面があります。情報がメール、チャット、クラウドストレージ、紙の書類などに分散していると、必要な履歴を探すだけでも時間がかかります。clevio.では、依頼履歴や関連書類が物件ごとに保存されるため、過去の対応状況をすぐに確認できます。過去の担当者への確認や、複数のフォルダを探す作業を減らすことができます。また、過去の見積金額や施工内容を確認できるため、現在の見積価格が適正かどうかも判断しやすくなります。現地調査や再訪問を減らせる依頼時の情報が不足していると、協力会社が現地へ訪問してから、必要な部品や作業内容が判明することがあります。その場合、再訪問や追加の現地調査が必要となり、移動費や人件費が増える原因になります。clevio.では、依頼時に写真や状況を登録できるため、協力会社が訪問前に現場の状態を確認しやすくなります。設備の型番や故障箇所を事前に確認できれば、必要な部材を準備したうえで訪問できる可能性が高まり、再訪問や追加費用の削減につながります。無料でQRコードを発行する設備管理の属人化を防止設備管理を特定の担当者だけが管理している場合、その担当者が不在になると、対応状況や過去の経緯が分からなくなることがあります。clevio.に情報を集約することで、社内の複数担当者が同じ情報を確認できます。担当者変更や引き継ぎが発生した場合も、過去の履歴を確認しながら対応できるため、対応漏れや業務停止による損失を防止できます。業務コストの削減イメージ※本部で月10件のメンテナンス依頼を管理している場合の試算例です。本部担当者の人件費を1時間あたり3,000円とした場合、年間約24万円相当の業務コスト削減となります。さらに、協力会社側の写真整理や報告書作成にかかる時間、再訪問や追加確認の削減まで含めると、全体の削減効果はより大きくなります。※上記は一例です。依頼件数や現在の業務フローによって削減効果は異なります。中間コストの削減年間の設備故障、清掃、点検などの発注額が1,000万円で、そのうち10％が中間マージンや手配費として上乗せされている場合、中間コストは年間約100万円となります。たとえば、施工費10万円の工事でも、管理費や手配費などが加わり、発注額が13万〜15万円程度になるケースがあります。※中間コストの割合は、契約形態や案件内容によって異なります。年間発注額の半分にあたる500万円分を協力会社への直接発注に切り替え、中間コストを削減できた場合、年間約50万円の発注コスト削減につながる可能性があります。さらに、業務時間の削減効果である年間約24万円を合わせると、年間約74万円のコスト削減が見込める試算です。※上記は、中間コストを10％として算出した一例です。実際の削減金額は、発注額、契約形態、施工内容、直接発注へ切り替えられる案件の割合によって異なります。無料で管理を始めるまとめclevio.を活用することで、メンテナンスに関する依頼受付から、協力会社の手配、写真共有、報告確認、書類保管までを一元化できます。これまで電話、メール、Excel、チャット、社内フォルダなどに分散していた業務をまとめることで、本部担当者と協力会社の双方の作業時間を削減できます。さらに、協力会社と直接つながることで、管理会社や元請会社を経由する際に発生していた中間マージンや手配費を抑えることも可能です。特に、複数の店舗・施設・物件を管理している企業や、年間のメンテナンス発注額が大きい企業ほど、コスト削減効果が大きくなります。個別説明会はこちらclevio.の導入方法や、現在の業務からどの程度コストを削減できるかをご案内しています。個別説明会では、現在の物件数、依頼件数、メンテナンスの管理方法、年間発注額などを伺いながら、具体的な活用方法をご説明します。無料の個別説明会を申込む