設備管理を一元化する方法｜無料で使える機能と効率化の仕組み

本部・店舗向けに設備管理を一元化する方法を解説。無料で使える機能と、依頼・報告・情報共有をまとめて効率化する仕組みを紹介します。

結論（本部・店舗での設備管理を効率化する方法）本記事は、本部・店舗で設備管理を行っている方向けの内容です。設備管理は、「依頼・報告・履歴」を一つの仕組みにまとめることで大幅に効率化できます。依頼作成写真共有報告の受け取り見積・請求の確認これらを無料で一元管理できるのが特徴です。無料で使える機能一覧（ユーザー側）clevioでは、本部・店舗側として以下の機能を無料で利用できます。依頼作成・管理写真・動画のアップロード報告書の受け取り・確認見積書・請求書の受け取り支払い状況の管理物件ごとの管理チャットでのやり取り依頼から完了までの流れを、すべて一元管理できます。無料で依頼をはじめる設備管理でよくある課題（本部・店舗）内容ごとに管理方法が違う業者ごとに連絡手段がバラバラ履歴が残らない本部の対応が属人化している結果として、対応の遅れやミスが発生しやすくなります。対応業務の例（キーワード一覧）空調（洗浄・修理・入替）清掃（床清掃・ガラス清掃・厨房清掃）内装（補修・原状回復）外装（外壁・塗装）設備（点検・修繕）その他メンテナンス全般業務ごとに分けるのではなく、「依頼」として統一することがポイントです。依頼と同時に情報共有される仕組みclevioでは、協力会社へ依頼メッセージを送ることで、その依頼に関連する情報が自動で紐づきます。物件情報（店舗・施設）図面データ過去の写真設備情報これらの情報を事前に登録しておくことで、依頼と同時に協力会社へ自動で共有されます。そのため、現地説明の手間が不要事前確認がスムーズ認識ズレの防止依頼を送るだけで必要な情報が共有されるため、「説明する手間」が少なくなります。また、clevioでは、利用者が依頼した協力会社を登録・蓄積していくことで、協力会社データベースが拡大しています。clevioでの管理方法物件ごとに管理QRコードで現場から依頼作成本部・業者へ同時共有履歴として蓄積本部と店舗をつなぎながら、すべての業務を同じフローで管理できます。導入事例：飲食店60店舗のメンテナンス管理を一元化全国で約60店舗の飲食店を展開する企業では、店舗ごとに発生する設備トラブルやメンテナンス依頼を、clevioで一元管理しています。導入前は、各店舗からの連絡が電話・LINE・メールに分散しており、どの店舗で誰がいつどの業者へ依頼したかが把握しづらい状態でした。また、過去履歴が残っておらず、「以前どこの業者が対応したのか分からない」「同じ不具合が繰り返し発生している」「本部側で進捗が見えない」という課題が発生していました。現在は、各店舗のバックヤードにQRコードを設置し、店舗スタッフがスマートフォンから写真付きで依頼を送信できる運用へ変更しています。例：エアコンが冷えない厨房機器の不具合水漏れ排水詰まり照明不良清掃依頼送信された内容は、本部側で一元管理され、内容確認後に協力会社へ依頼を実施します。clevio上では、以下を案件ごとに管理可能です：依頼内容現場写真作業日程チャット履歴報告書見積書／請求書過去の対応履歴も店舗ごとに蓄積されるため、「過去にどの業者が対応したか」「以前交換した部品は何か」「何回同じ不具合が発生しているか」なども確認でき、設備管理の属人化防止にもつながります。現在は、空調洗浄・修繕・厨房設備・水回り・内装関連など、店舗運営に関わるメンテナンスをclevio上で管理しています。一元管理するメリット依頼方法を統一できる本部の管理負担が減る履歴がすべて蓄積される業者管理がシンプルになる管理のバラつきがなくなることで、全体の効率が上がります。無料で依頼をはじめるBPO活用による業務効率化とコスト削減メンテナンス管理では、「依頼を送る」「業者を探す」「日程調整をする」「進捗確認をする」など、現場対応以外にも多くの管理業務が発生します。特に、多店舗展開している飲食店・介護施設・保育園・ビル管理では、本部担当者の負担が大きくなりやすく、電話・LINE・メール対応協力会社の選定日程調整見積確認報告書管理請求確認などに、多くの時間が発生しています。clevioでは、システム利用だけでなく、有料オプションとしてBPO（業務代行）を活用することも可能です。例えば、店舗から送られてきた内容を確認適切な協力会社への依頼送信日程調整進捗確認報告書回収請求書管理などを、運用に応じてサポートすることができます。また、clevioでは、本部側が協力会社データベースを活用し、依頼先を直接選定して依頼を行うことが可能です。これにより、中間業者を介さずに依頼できるケースも増え、実際に約20％程度のコスト削減につながった事例もあります。さらに、依頼履歴・写真・チャット・報告書を一元管理することで、過去対応業者の把握同一トラブルの再発確認担当者変更時の引き継ぎ複数店舗の横断管理なども行いやすくなります。BPOとシステムを組み合わせることで、単なるメンテナンス管理ではなく、運用そのものを効率化し、管理コストの削減につなげることが可能です。今ならBPOサポートを1年間無料提供clevioでは、設備管理業務の効率化を目的として、対象企業様限定でBPOサポートを1年間無料で提供しています。対象企業以下のいずれかに該当する企業様・飲食店を20店舗以上運営している企業・介護施設を5施設以上運営している企業・保育施設を5施設以上運営している企業BPOサポート内容・メンテナンス依頼の作成代行・協力会社への依頼送信代行・物件情報の初期登録支援・運用定着サポート店舗・施設数が増えるほど、修繕依頼や設備管理業務は煩雑になります。clevioでは、システム提供だけでなく、実際の運用までサポートすることで、本部担当者様の業務負担軽減を支援します。BPOサポート終了後について1年間の無料サポート期間終了後は、貴社内でそのまま運用いただくことが可能です。また、ご希望の場合はBPOサポートを継続することもできます。・自社運用へ移行・BPOサポートを継続（1依頼1,100円～）※料金は依頼内容や運用状況に応じて変動する場合があります。BPOサポートを活用することで、専任担当者を増やすことなく設備管理業務を運用することが可能です。本部担当者様向け 無料相談受付中現在の設備管理やメンテナンス業務についてお聞かせください。・店舗や施設からの依頼管理・協力会社とのやり取り・修繕履歴や報告書の管理・設備情報の一元管理など、現在の運用状況に合わせて、clevioの活用方法やBPOサポートの適用条件をご案内いたします。※2026年6月30日までのお申し込み、または先着10社に達した時点で終了となります。※導入前に簡単なヒアリングを実施させていただきます。無料相談受付